by Діліть робочий день на тематичні блоки і не забувайте відпочивати.
Буває, що за день людина легко встигає зробити вдвічі більше справ, ніж планувала. А потім виникає зворотна ситуація: за кілька годин вона ж ледве впорається з двома-трьома не найскладнішими завданнями. Клер Еванс, фахівець із тайм-менеджменту та автор кількох книжок, радить не боротися з припливами і спадами продуктивності, а діяти в згоді з ними. Ось як можна цього домогтися.
Використовуйте гнучке планування і принципи тайм-блокінгу
Жорсткий робочий план цілком підходить для періодів, коли ви дієте зі звичною швидкістю і не вибиваєтеся зі стандартного графіка. Однак якщо ви часто відчуваєте злети і падіння продуктивності, краще розбивати день на блоки. Техніка тайм-блокінгу пропонує формувати їх за принципом однорідності:
Справи одного типу
Справи одного типу. У такі блоки ви додаєте схожі завдання, для виконання яких не потрібно перемикатися. Наприклад, написання кількох текстів або створення пакета ілюстрацій. Або дзвінки всім поточним клієнтам за списком.
Справи однакової складності
Справи однакової складності. Тут будуть завдання, для виконання яких вам потрібні схожі зусилля. Наприклад, у ранковому блоці можуть бути найскладніші для вас справи. Скажімо, переговори, які визначать суму вашої винагороди за майбутній проєкт. А може, дзвінки клієнтам, які затримують платежі. У післяобідній же блок ви можете додати більш легкі завдання. Наприклад, складання і коригування запитів для нейромережі або перевірку документів за платежами клієнтів, що вже надійшли. Або складання звітів.
Однорідні завдання дадуть вам змогу не втрачати часу, вимикаючи одні навички і вмикаючи інші. І не відчувати стресу через стрибки між справами різного рівня складності. На піку продуктивності ви можете виконати весь список завдань, які додали в блок, на спаді – лише найважливіші його пункти. А ті, що залишилися, перенести в такий самий блок наступного дня.
Можливо, вам буде простіше взятися за будь-яку, навіть не найприємнішу справу, якщо це завдання – лише один рядок з однорідного списку.
Ви перестанете сприймати його як виняткове і поставитеся до нього як до одного з багатьох. А якщо воно не на першому місці в переліку, а лише на третьому-четвертому, то зможете виконати його майже автоматично.
Як правило, варто ділити день не більше ніж на три-чотири різні блоки. Частину з найскладнішими або трудомісткими завданнями краще ставити на той час, коли ви працюєте ефективніше. Це нескладно з’ясувати досвідченим шляхом.
Виконуйте складну справу за допомогою декількох підходів
Припустімо, найважливіший ваш блок являє собою всього одне, але складне й об’ємне завдання. Розділіть його на кілька етапів. Що сильніше ви відчуваєте втому і занепад сил, то більше має бути таких складових частин. Кожен етап має бути закінченим. Тоді, завершивши його, ви відчуєте задоволення. Кожне виконане міні-завдання надихне вас і додасть мотивації.
Дійте так. Спочатку розберіться з одним елементарним етапом. Якщо сил вистачає, можете тут же приступати до наступного. Якщо ні – достатньо й одного. Після цього обов’язково відпочиньте. Можна трохи походити коридорами офісу або вийти на вулицю. Або хоча б спуститися на один сходовий проліт і знову піднятися.
Якщо ви працюєте вдома, можна зробити кілька вправ на розтяжку, а потім заварити собі смачного чаю. Можливо, ви відчуваєте, що зовсім втомилися, – наприклад, тому, що повільно відновлюєтеся після хвороби. Тоді просто полежіть п’ять хвилин із заплющеними очима. Або виконайте шавасану, якщо знайомі з йогою.
Головне – не занурюйтеся під час перерви в читання новин на смартфоні.
І не сваріть себе, що так мало здатні зробити. Можливо, зовсім скоро ситуація зміниться і після спаду продуктивності почнеться її підйом.
Таким чином за день ви зробите кілька “підходів до снаряда”. Якщо чергуватимете короткі проміжки активності з відпочинком, можливо, зумієте закінчити справу цілком. І відчуєте, що провели день ефективно і з користю.
Додайте в план кілька перерв
Дослідження показують, що часті короткі перерви допомагають працювати продуктивніше і менше втомлюватися впродовж дня, ніж лише одна або дві довгі. Причому брати паузу варто не тільки тоді, коли ви відчуєте втому і зрозумієте, що більше не в змозі діяти без помилок. Короткі проміжки для відпочинку в першій половині дня, коли сил ще багато, допомагають ефективніше працювати до вечора.
Тому між основними блоками варто додати невеликі періоди відпочинку. Вчені встановили, що найкраще відновлюються ті, хто займається в цих проміжках приємною для них справою. Тож, якщо ви не любите медитації, не варто намагатися вбудувати їх у графік. Натомість якщо і вам, і вашим колегам приємно поговорити ні про що та посміятися, не відмовляйте собі в цьому задоволенні.
Можливо, вам буде простіше відсунути ноутбук убік, якщо така перерва буде запланована і додана в графік.
Однак якщо ви захочете зрушити паузу і відпочити, скажімо, не о 12:00, а на годину раніше, – зробіть це. Пам’ятайте про те, що в періоди коливань продуктивності особливо важлива гнучкість.
На піку ефективності теж не забувайте про відпочинок. Спробуйте робити перерву трохи раніше, ніж відчуєте втому. Такий підхід дасть змогу не спалити всі розумові та фізичні ресурси за короткий час і допоможе вчасно перейти до відновлення. У підсумку ви, можливо, залишатиметеся на гребені продуктивності довше.
Виділяйте час на завдання, яких зазвичай намагаєтеся уникати
Напевно, у кожного є справи, які він взагалі не хотів би виконувати. Або був би радий згадувати про них якомога рідше. З часом такі завдання можуть накопичуватися – і псувати вам настрій щоразу, коли ви про них згадуєте.
Щоб обсяг неприємних справ не зростав як снігова куля, варто теж враховувати їх під час планування. Для цього раз або два на тиждень можна додати в розклад спеціальний блок, присвячений завданням, до яких зазвичай не доходять руки.
Цей блок може бути зовсім невеликим. До нього варто додати завдання, які з часом стануть звичними, навіть рутинними. Наприклад, переглянути всі електронні листи і видалити неактуальні, відповісти на всі нетермінові повідомлення в месенджері, навести лад на диску або в шухлядах робочого столу, перевірити фінансовий баланс. У кожного знайдуться свої доповнення до цього списку.
Сюди ж можна додати планування і підготовку до складних завдань.
У період підйому продуктивності можна приділяти справам із цього блоку мінімум уваги та часу. Це дасть змогу зосередитися на складних і важливих проєктах. А в період спаду можна збільшити період, що виділяється для рутинних справ. Як правило, вони не вимагають серйозних розумових та емоційних зусиль. Але їх виконання точно підніме вам настрій. І допоможе не втрачати часу, коли продуктивність знову буде на піку.
Не забувайте піклуватися про себе
Робіть це в періоди і спаду, і підйому. Увага до своїх потреб допоможе швидше подолати відливи продуктивності та довше триматися на гребені припливу.
Ви напевно знаєте про те, що варто регулярно висипатися, дотримуватися принципів здорового харчування і пам’ятати про фізичне навантаження. Встановіть “здоровий мінімум” справ, який зможете виконати за будь-яких умов. Наприклад, пообіцяйте собі вранці обов’язково робити кілька вправ на розтяжку, з’їдати не менш як один фрукт і порцію овочів на день, а за півгодини до сну прибирати всі гаджети.
Звісно, ви можете робити для свого здоров’я і набагато більше. Але важливо, щоб у період низької продуктивності та відсутності мотивації ви не забували виконати мінімум. Навіть маленькі кроки допоможуть вам швидше подолати цю темну смугу.
І не забувайте про хобі. Улюблені заняття допоможуть розслабитися і підвищити настрій. А отже – швидше відновити робочі ресурси.
Попросіть близьких про підтримку
Це досить популярна порада. Користуючись сторонньою допомогою, можна пройти складні періоди швидше і з меншими втратами.
Можливо, найважливіше в цьому пункті – точно знати, до кого ви можете звернутися по підтримку. Можна домовитися з другом, що ви зустрічатиметеся і розповідатимете про поточні справи, проблеми та успіхи. Або запланувати регулярні зустрічі з психологом.
А ще варто прямо говорити близьким про свої періоди спаду. Можливо, домовитися з членами родини, в яких випадках вони візьмуть на себе частину ваших домашніх обов’язків. Звісно, ви теж маєте бути готові допомогти близьким, коли не найкращі часи будуть у них.
І ще. Прийміть існування припливів і відливів продуктивності. Можливо, хтось із ваших знайомих завжди має вигляд і діє як машина, що не знає втоми та збоїв. Але якщо ви не схожі на робота, це нормально. Пам’ятайте, що відлив продуктивності та мотивації обов’язково зміниться припливом.
