by Використовуйте вимушені паузи, створюйте шаблони та розвантажуйте мозок, щоб встигати більше.
1. Закладайте час на відпочинок
Новачкам у тайм-менеджменті та перфекціоністам хочеться впихнути в розклад якнайбільше завдань – так, щоб не залишилося жодної хвилинки вільного часу. Звучить логічно, але в такому підході є пара істотних недоліків. По-перше, ніхто не скасовував форс-мажори. За умови щільного планування достатньо найменшого зволікання, щоб весь графік безнадійно збився. А по-друге, відпочинок потрібен, щоб встигати більше і справлятися із завданнями краще.
2. використовуйте вимушені паузи з користю
Завжди беріть із собою блокнот, планшет або книгу. Якщо доведеться чекати – на пошті, в перукарні, в банку або інших місцях, ви зможете прочитати десяток сторінок, зробити нотатки, відповісти на робочі листи.
3. Записуйте
Не покладайтеся на свою пам’ять – робіть нотатки. Фіксуйте все, що може стати вам у пригоді, у блокноті або смартфоні. Ідеї, завдання, важливі імена та контакти, корисні посилання, цікаві думки. Згодом це заощадить вам чимало часу: не доведеться довго з’ясовувати, як називалася книжка, яку вам радили прочитати, або яке прізвище в потрібного вам фахівця.
4. Створюйте шаблони
На листування офісний співробітник витрачає майже третину робочого часу. Якщо вам часто ставлять одні й ті самі запитання (про те, як розмістити рекламу у вашому блозі, як записатися до вас на консультацію, як влаштуватися на роботу у вашу компанію), підготуйте відповіді заздалегідь і висилайте їх співрозмовникам. Або створіть розділ із поширеними запитаннями на своїй сторінці або сайті.
5. Будьте двозадачними
Але тільки якщо жодна з ваших справ не вимагає глибокої концентрації. Намагатися одночасно слухати подкаст і відповідати на повідомлення, найімовірніше, не вийде. Така багатозадачність тільки знижує продуктивність. Але бувають справи, які не вимагають повної залученості та зачіпають різні процеси. Наприклад, можна увімкнути аудіокнигу, поки ви рукодільничаєте, наводите лад, гуляєте або бігаєте.
6. Читайте, а не переглядайте
Якщо є хоч найменший шанс, що інформація з листа, статті або книжки вам ще стане в пригоді, заглиблюйтеся в текст, а не пробігайте його очима по діагоналі. Інакше потім доведеться знову перечитувати і ви витратите більше часу, ніж могли б.
7. Розвантажуйте мозок
Якщо ви відчуваєте, що розум перенасичений планами, ідеями, завданнями, зупиніться і випишіть їх усі на папір. Коли ви все зафіксуєте, працювати буде простіше: вас перестануть відволікати наполегливі думки на кшталт “не забути записати дитину до стоматолога”. Справи намагайтеся формулювати якомога коротше й одразу діліть великі завдання на етапи – так вони не лякатимуть і ви з більшою ймовірністю їх виконаєте.
8. Відмовтеся від непотрібних підписок
Якісь розсилки вам уже не цікаві, на якісь ви підписалися помилково. У підсумку сотні непотрібних електронних листів відволікають вас повідомленнями і заважають знайти потрібну інформацію. Щоб відписатися від усіх непотрібних розсилок разом, можна скористатися сервісом Unroll.me. Там же є функція Rollup: за допомогою неї важливі розсилки можна зібрати в один дайджест, який надходитиме в скриньку раз на тиждень.
9. Встановіть для себе правила
Невизначеність і велика кількість варіантів змушують вас витрачати час на прийняття рішень. Придумайте установки, які звузять вибір і зроблять ситуацію зрозумілішою. Наприклад, якщо скласти меню на тиждень, відразу стане зрозуміло, що потрібно купити в магазині, і не доведеться щоразу думати, що приготувати на обід.
10. Об’єднуйте дрібні справи
Ви напевно чули про правило двох хвилин: якщо справа займає мінімум часу, виконати її потрібно відразу. Ідея хороша, але, якщо дрібних завдань багато, ви цілий день будете відволікатися то на одне, то на інше. А щоб втягнутися в роботу після відволікання, людині потрібно близько 23 хвилин.
Тож можна виділяти півгодини-годину щодня, щоб гуртом виконувати дрібні завдання. Або виберіть один день на місяць, щоб повністю присвятити його рутинним справам, на які зазвичай не хочеться відволікатися: всі ці оплати рахунків, оформлення документів у МФЦ, походи в хімчистку. До речі, якщо МФЦ і хімчистка розташовані поруч, швидше і простіше одразу сходити і туди і туди.
